Sygnity

Case study

3 najczęstsze pytania o automatyzację RPA

Firmy na całym świecie doszły do punktu, w którym – aby prowadzić biznes – ich pracownicy muszą obsługiwać wiele różnych programów równocześnie. Dodatkowo, wiele wykonywanych codziennie czynności jest monotonnych  i wymaga ręcznego uzupełniania danych w systemach. To z kolei zwiększa ryzyko wystąpienia tzw. błędów ludzkich. A takie błędy często niosą ze sobą również ryzyko kar i – w konsekwencji – straty finansowe. Tutaj z pomocą przychodzą rozwiązania Robotic Process Automation (RPA).

Więcej o tym, jak zautomatyzować proces obiegu faktur przeczytasz w naszym e-booku.

Czy roboty programowe zabiorą ludziom pracę?

Podczas wdrożeń zauważamy, że rozpoczęcie procesu robotyzacji początkowo spotyka się z nieprzychylnymi reakcjami pracowników. Wiele osób obawia się, że wraz z rozwojem technologii ich stanowiska zostaną zlikwidowane. Obawy te zwykle mijają po zautomatyzowaniu pierwszego procesu, bo to właśnie pracownicy w pierwszej kolejności odczują korzyści z wdrożenia robota – mają mniej monotonnej pracy a uwolniony czas przeznaczają na zadania bardziej zaawansowane, wymagające krytycznego myślenia.

Roboty programowe wykonują powtarzalne i monotonne czynności, takie jak logowanie się do aplikacji i systemów, przenoszenie plików i folderów, wyodrębnianie, kopiowanie i wstawianie danych, wypełnianie formularzy oraz wykonywanie rutynowych analiz i raportów. Zaawansowane roboty mogą wykonywać procesy poznawcze, takie jak interpretacja tekstu, rozmowy (na czacie lub głosowe), rozumienie nieustrukturyzowanych danych i stosowanie zaawansowanych modeli uczenia maszynowego do podejmowania złożonych decyzji. Kiedy więc roboty wykonują powtarzalne zadania, ludzie mogą skupić się na rzeczach, które  przynoszą firmie większą wartość biznesową.

Wykorzystanie botów programowych realnie poprawia szybkość pracy całego biznesu, jego wydajność, jakość czy zakres usług.

Według raportu World Economic Forum RPA* wykreuje 2 x więcej miejsc pracy niż zabierze.  Autorzy raportu „The Future of Jobs” (2018) twierdzą, że w wyniku postępu technologicznego znacznie zwiększy się zapotrzebowanie na profesje związane z analizą danych oraz obsługą technologii cyfrowych. Eksperci zajmujący się przyszłością rynku pracy przewidują, że nowe sektory gospodarki cyfrowej będą potrzebowały przede wszystkim analityków, architektów systemów informatycznych, osób potrafiących pozyskiwać dane (data miners), deweloperów oprogramowania i aplikacji, specjalistów od sztucznej inteligencji, projektantów i producentów nowych inteligentnych maszyn czy robotów oraz specjalistów od marketingu cyfrowego i e-commerce.

Czy automatyzacja nie jest tylko chwilowym trendem?

Wprowadzenie robotów jest niemalże nieuniknione, jeżeli firma chce pozostać konkurencyjna. Według raportu Inteligentna Automatyzacja 2020 opublikowanego przez Deloitte, rynek Robotic Process Automation rośnie w tempie 40,6% rocznie i do 2027 roku prawdopodobnie osiągnie wartość ponad 25 miliardów dolarów.

Poprzedni raport dotyczący tego zagadnienia „The robots are coming” przeprowadzony w 2015 r. wykazał, że jedynie 13% organizacji zakładało w swoich planach zwiększenie automatyzacji poprzez inwestycje w RPA. Obecnie 78% respondentów badania deklaruje, że już wdrożyło RPA. Badanie to pokazuje, że firmy muszą zacząć wdrażać RPA, jeśli nie chcą być wyparte z rynku. Dodatkowo, jak czytamy w Raporcie: „Pojawienie się pandemii COVID-19 dało początek niespotykanym dotąd okolicznościom, które wykreowały potrzebę zastosowania automatycznych rozwiązań oferujących skalowalność i możliwość szybkiego zastosowania.”

Jak przygotować się do wdrożenia RPA?

1. Określ, które procesy nadają się do automatyzacji i w jakim stopniu faktycznie przyniesie ona oszczędności. Zwykle najlepiej jest rozpocząć od sporządzenia listy wszystkich procesów, które mamy w firmie (na ile jest to możliwe), a następnie przeanalizowanie każdego z nich krok po kroku pod kątem automatyzacji. W wyniku tego działania uda nam się zidentyfikować potencjalnych kandydatów do automatyzacji.

Zebrane procesy można sprawdzić według następujących kryteriów:

Uporządkowany i stabilny

  • jasno opisany
  • pozbawiony zbednych kroków
  • jest stały nie podlega częstym zmianom

Bazujący na regułach

  • działajacy na okreslonych schematach
  • niewielki stopień decyzyjności ludzkiej
  • wykonywany cyklicznie

Przejrzysty

  • niski poziom złożoności procesu
  • mozliwośc uproszczenia procesu

Podatny na czynnik ludzki

  • duże ryzyko pomyłek ludzkich związanych z nurzącym zadaniem zmęczeniem

Oparty na danych cyfrowych

  • cyfrowe dane wejściowe mogą być w łatwy sposób przetworzone

Korzystający z aplikacji podatnych na automatyzację

  • sytemy i aplikacje używane w procesie nie stanowią problemu dla narzędzi RPA

Trzeba zaznaczyć, że niespełnienie powyższych założeń nie przekreśla automatyzacji ale może wpłynąć na stopień trudności jej wdrożenia.

Pobierz e-book, z którego dowiesz się, jak automatyzować proces przetwarzania faktur i skrócić go z kilkunastu do kilku minut.

2. Zdefiniuj wszystkie etapy wybranego do automatyzacji procesu. Powiedzmy, że skupiamy się na procesie obsługi faktur. Lista pytań w tym przypadku mogłaby wyglądać tak:

  • Ile czasu zajmuje każda czynność (w przybliżeniu)?
  • Z jaką częstotliwością dane czynności są wykonywane (kilka razy dziennie – ile?, kilka razy w miesiącu?).
  • Z jakich aplikacji pracownicy korzystają do obsługi procesu?
  • Jak pracownicy logują się do systemów?
  • Skąd pobierane są faktury. Jeśli przychodzą mailem, to czy w załącznikach oprócz faktury znajdują się jeszcze jakieś dokumenty?
  • W jakiej formie najczęściej otrzymujesz dokumenty (PDF, inne)?
  • Jaki % danych ma postać obrazu?

3. Spotkaj się z zespołem i i wytłumacz, dlaczego wprowadzasz automatyzację i jak im to pomoże w codziennej pracy. Nie bój się pytań i zaadresuj potencjalne obawy. Warto wyznaczyć liderów, którzy będą aktywnie uczestniczyli w projekcie i na bieżąco przekazywali informacje pozostałym członkom zespołu.

4. Spotkaj się z analitykiem, który sprawdzi proces pod kątem efektywności automatyzacji oraz przygotuje bota do testów.

Ważne: Najczęściej bot przejmuje zadania stopniowo, na początku pracując z człowiekiem i ucząc się od niego. Z czasem pracownik może przejąć bardziej kreatywne zadania a bot zajmie się resztą.