SygnITy Expert
Od procesów do zależności – rola myślenia systemowego w analizie biznesowej
Zapytałam kilku znajomych jak opisaliby pracę analityka biznesowego, z czym kojarzy im się ta rola, jakie są, wg nich, jego zadania i obowiązki. W każdej z odpowiedzi jakie otrzymałam pojawiła się informacja, że analityk biznesowy zajmuje się analizą. Tak, w uproszczeniu, można powiedzieć, że to prawda. Analityk wykonuje analizę problemów, potrzeb, procesów, wymagań, danych, organizacji, strategii, rozwiązania. Jego rola jest jednak znacznie szersza.
Co właściwie robi ten analityk?
Wg BABOK „analityk biznesowy jest odpowiedzialny za pozyskiwanie, syntetyzowanie i analizowanie informacji z różnych źródeł w przedsiębiorstwie,
w tym z narzędzi, procesów, dokumentacji oraz od interesariuszy.” W tej definicji, oprócz pozyskiwania i analizowania, pojawia się również zadanie „syntetyzowania” czyli „łączenia wiele różnych elementów w jedną całość lub przechodzenia od szczegółów do uogólnień”.
BABOK podkreśla więc, że w pracy analitycznej równie ważne co rozkładanie całości na części, jest również składanie części w całość. Dopiero te dwa uzupełniające się sposoby myślenia pozwalają analitykowi zrozumieć stan obecny i zaprojektować stan przyszły.
Myślenie systemowe czyli jakie?
Powiedzieliśmy sobie, że synteza to łączenie elementów w sensowną całość, ale jak dostrzec w tej całości wzajemne zależności, dynamikę, przewidzieć reakcje na zmiany? Z pomocą przychodzi tutaj przyjęcie perspektywy systemowej, tzn. założenie, że nasza „całość” nie jest jedynie zbiorem elementów, ale siecią powiązań. Takie myślenie otwiera pole do stawiania pytań o działanie tej sieci, np.
- Czy elementy systemu są ze sobą powiązane?
- Jakie relacje występują pomiędzy nimi?
- Co się stanie, jeśli zmieni się jeden element systemu?
- Czy efekty zmian pojawiają się od razu, czy po pewnym czasie?
Hania Gruzdowska z Analiza IT wyjaśnia, że jeśli chcemy myśleć systemowo, to warto mieć wiedzę dziedzinową, zrozumieć procesy biznesowe i tworzyć modele z różnych punktów widzenia, co, jak podkreśla, pozwoli patrzeć na system nie tylko z zewnątrz i symptomatycznie, ale głębiej – rozumiejąc co się dzieje pod powierzchni
Co sprzyja myśleniu systemowemu?
Na pewno takim czynnikiem jest praca z wieloma perspektywami. Rozmowy z różnymi interesariuszami, konsultacje z ekspertami z innych dziedzin mogą ujawnić nieoczywiste zależności. Pomoże w tym również śledzenie przepływów, szukanie powtarzających się wzorów czy słabych punktów. Tu przydaje się bycie czujnym na sygnały wysłane przez np. użytkowników, którzy zgłaszają przejściowe problemy z systemem zanim nastąpi globalna awaria. Dobrą praktyką jest także myślenie o systemie w perspektywie długoterminowej. Dlaczego? Dlatego, że efekty naszych zmian mogą pojawić się z opóźnieniem, a jeśli będziemy patrzeć na system w kontekście miesięcy i lat łatwiej nam będzie przewidzieć konsekwencje tych zmian i odpowiednio zareagować. Kolejnym czynnikiem sprzyjającym myśleniu systemowemu jest identyfikowanie „cichych reguł”, które sterują zachowaniami ludzi. Chodzi tu o niepisane zasady, które wpływają na to, co ludzie mówią i jakie przyjmują stanowisko. Przykłady takich reguł to:
- Zróbmy tak jak zawsze — ryzyko zmian jest za duże.
- Nie kwestionujemy decyzji menedżera, nawet jeśli coś jest źle.
- Nie zgłaszamy problemów, dopóki nie wybuchną,
- Nie przyznajemy się do błędów, bo to grozi oceną.
Warto próbować odkryć te reguły, bo po pierwsze – wyjaśniają dlaczego ludzie podejmują określone decyzje, a po drugie – bywają źródłem problemów, które formalnie nie istnieją. Last but not least w naszym zestawieniu jest kultura eksperymentowania. To czynnik, który sprzyja myśleniu systemowemu i, co ważne, pomaga zredukować liczbę i wpływ cichych reguł na zachowanie ludzi w organizacji, ale także w np. w szkole. Stworzenie bezpiecznego środowiska, w którym można „głośno myśleć”, zgłaszać błędy i ryzyka, mylić się, jest o niebo skuteczniejsze niż odtwarzanie utartych ścieżek i schematów.
Czego unikać w myśleniu systemowym?
W myśleniu systemowym chodzi o widzenie całości, zależności, dynamiki i długoterminowych konsekwencji. Wiemy już co robić, aby wzmacniać tę umiejętność. Warto też poznać kilka pułapek, które stanowią przeciwieństwo myślenia systemowego.
Kolejny raz w tym artykule odwołam się do Hani Gruzdowskiej, która w jednym ze swoich filmów użyła celnego porównania medycznego, aby pokazać, że w myśleniu systemowym (a przecież organizm też jest systemem) należy unikać koncentrowania się na objawach. Reagowanie na objawy może przynieść krótkotrwałą ulgę, pozorne rozwiązanie, ale w dłuższej perspektywie wzmocnić problemy, zamiast je usunąć. Pułapką dla myślenie systemowego jest również tzw. myślenie silosowe. Polega ono na skupianiu się na własnej „działce” (silosie), przez pryzmat własnych celów, zadań i problemów. Może to powodować podejmowanie decyzji bez świadomości zależności, dublowania pracy, niepotrzebnych kosztów, a nawet doprowadzić do sytuacji, że indywidualne wyniki pracy będą dobre, ale firmy jako takiej – złe. Takie zjawisko określamy mianem optymalizacji lokalnej – kiedy skupiamy się na lokalnych efektach w jednym obszarze, ignorując wpływ na inne części systemu.
Myślenie systemowe w codziennej pracy
Wiemy już co robić i czego nie robić w myśleniu systemowym. Pozostaje jeszcze pytanie jak w praktyce realizować to całe myślenie systemowe i czy istnieją jakieś metody i techniki, które mogą nam w tym pomóc.
Chyba wszyscy się zgodzimy, że wizualizacja jest dobrym sposobem na to, aby coś abstrakcyjnego, wyobrażonego zmienić w obraz, o którym łatwiej jest rozmawiać, analizować go i zrozumieć. Przykładem wizualizacji mogą być wszelkiego rodzaju diagramy, mapy, modele, np. model góry lodowej, ponieważ pozwala zobaczyć różnicę między tym, co widać na pierwszy rzut oka, a tym, co leży „pod powierzchnią” systemu.
Kolejnym przykładem wizualizacji może być diagram Ishikawy, zwany też diagramem przyczynowo – skutkowym lub rybiej ości. Zachęca on do spojrzenia na problem w szerszej perspektywie. Pozwala zidentyfikować przyczyny problemu oraz zobaczyć zależności między nimi.
W poszukiwaniu technik wspierających myślenie systemowe warto również zajrzeć do BABOK Guide. Wymienię kilka spośród kilkudziesięciu:
- Burza mózgów (Brainstorming) – polega na skupieniu się na określonym temacie lub problemie, a następnie wygenerowanie wielu możliwych rozwiązań, uczestnicy są zachęcani do przyjmowania nowych sposobów patrzenia na problem i swobodnego kojarzenia pomysłów w dowolnym kierunku.
- Analiza przyczyn źródłowych (Root Cause Analysis) – to badanie problemu lub sytuacji, które koncentruje się na jej źródle jako właściwym punkcie korekty, zamiast zajmować się wyłącznie skutkami.
- Przypadki użycia i scenariusze (Use Cases and Scenarios) – przypadki użycia i scenariusze opisują, w jaki sposób użytkownik wchodzi w interakcję
z modelowanym rozwiązaniem, aby osiągnąć określony cel. - Obserwacja (Observation) – polega na bezpośrednim obserwowaniu wykonywanej pracy najczęściej w naturalnym środowisku pracy. Wspiera to zrozumienie przebiegu działań, szczególnie w celu identyfikacji potrzeb i możliwości usprawnienia.
Dlaczego myślenie systemowe jest ważne?
W świecie, w którym zmiany następują szybko, a systemy są coraz bardziej złożone i powiązane, myślenie systemowe staje się niezbędną kompetencją przyszłości. Pozwala rozumieć zależności i konsekwencje działań całościowo, a nie tylko w jego pojedynczych elementach. Pomaga przewidywać skutki decyzji w różnych obszarach i horyzontach czasowych. Umożliwia analizę skutków ubocznych. Ułatwia tworzenie innowacyjnych rozwiązań – w biznesie i w życiu.
Źródła:
- BABOK Guide 3.0
- Słownik języka polskiego
- Kanał YouTube ‘analiza IT’ – Myślenie systemowe – jedna z kompetencji analityka biznesowego. Co to takiego?: https://www.youtube.com/watch?v=D95NLS4q00w
- Agnieszka Wójcik, Myślenie silosowe i organizacja silosowa: https://exorgroup.pl/myslenie-silosowe-i-organizacja-silosowa/
- Karol Wójciszko, Optymalizacja lokalna i globalna: https://wedlugplanu.pl/optymalizacja-lokalna-i-globalna-w-twoim-projekcie/
https://crs.org.pl/myslenie-systemowe/gora_lodowa2/
https://www.dsr.com.pl/diagram-ishikawy-czym-jest-wykres-rybiej-osci/
- Łukasz Komuda, Kompetencje przyszłości. Jakie umiejętności warto rozwijać.