Wodociągi Białostockie prowadzą działalność w zakresie ujmowania, uzdatniania oraz zbiorowego zaopatrzenia w wodę i oczyszczania ścieków na terenie miasta Białystok i gmin ościennych.
Główną potrzebą biznesową klienta było usprawnienie procesu zarządzania dokumentacją archiwalną oraz transformacja archiwum dokumentów do postaci cyfrowej. Największym wyzwaniem było przetworzenie ponad 330 metrów bieżących dokumentów oraz konieczność uzupełnienia ogromnej ilości danych w bazie GIS (przewody sieci wodociągowej o łącznej długości 959,32 km, przewody sieci kanalizacyjnej o łącznej długości 2 885,73 km).
Przed wdrożeniem systemu RDE dokumenty były dostępne jedynie w wersji analogowej, co powodowało szereg problemów:
- znalezienie właściwej dokumentacji zajmowało bardzo dużo czasu,
- brakowało informacji o tym, kto posiada oryginał dokumentu,
- dokumenty były odkładane nie zawsze na swoje miejsce,
- przygotowanie np. zestawień lub raportów z większej ilości dokumentów pochłaniało dużo czasu,
- wiedza zawarta w dokumentacji nie była szeroko udostępniona wewnątrz przedsiębiorstwa.
Dodatkowo, potencjał systemu GIS nie był w pełni wykorzystywany ze względu brak danych o sieci, które znajdowały się dokumentacji archiwalnej