Case study
Jak nasz klient z branży paliwowej sprawnie zarządza 500 tys. aktywnych kart flotowych dzięki systemowi PetroBiznes?
PetroBiznes to system umożliwiający firmom paliwowym efektywne zarządzanie umowami flotowymi. Automatyzuje i przyspiesza rozliczenia transakcji oraz fakturowanie, a dzięki bezpośredniej łączności z terminalami na stacji, pozwala w czasie rzeczywistym zarządzać zarówno umowami globalnymi jak i kartowymi. Moduł analityczny umożliwia zbieranie i zaawansowaną analizę danych dotyczących zachowań klientów stacji, co ułatwia podejmowanie strategicznych decyzji biznesowych.
Klient końcowy, poprzez łatwy w obsłudze panel, ma dostęp do informacji o transakcjach swoich pracowników w czasie rzeczywistym, dzięki czemu może dynamicznie zarządzać umowami i kontrolować limity kart.
Klient i jego potrzeby
Nasz klient to jedna z największych firm branży paliwowej w Polsce. Posiada ona ponad 500 stacji benzynowych, ponad 40 tys. aktywnych umów flotowych oraz 500 tys. aktywnych kart. Klient prowadzi sprzedaż paliwa na karty flotowe w obrębie swojej floty, jak również współpracuje z największymi operatorami flotowymi w kraju i za granicą. Dziennie na stacjach przeprowadzanych jest ok 20 tys. transakcji z użyciem kart flotowych.
Główną potrzebą biznesową Klienta było zarządzanie wieloma umowami flotowymi oraz dużą ilością kart paliwowych za pomocą jednego systemu, który będzie łatwy do zintegrowania z innymi, już używanymi w firmie. Dodatkowo, Klient potrzebował rozbudowanego modułu analitycznego, który pozwalałby na gromadzenie oraz zaawansowaną analizę danych dotyczących zachowań klientów. Wszystko po to, żeby podejmować lepsze decyzje biznesowe.
Do realizacji tego projektu Klient wybrał rozwiązanie Sygnity – system PetroBiznes, który umożliwia firmom z branży paliwowej efektywne zarządzanie umowami flotowymi, automatyzuje i przyspiesza rozliczenia transakcji oraz fakturowanie, a dzięki bezpośredniej łączności z terminalami na stacji pozwala w czasie rzeczywistym zarządzać zarówno umowami globalnymi, jak i kartowymi.
W efekcie, Klient nie tylko znacząco ograniczył czas i koszty związane z obsługą 20 tys. transakcji z użyciem kart flotowych dziennie, ale też co roku o kilkanaście procent zwiększa swoje przychody z tytułu sprzedaży usług i produktów dostępnych na stacjach paliw.
Wyzwania / rola Sygnity
Zadaniem Sygnity było opracowanie i wdrożenie systemu informatycznego spełniającego potrzeby Klienta. Największym wyzwaniem było przygotowanie architektury rozwiązania tak, by zoptymalizować czas wykonywania poszczególnych czynności przy tak dużej ilości umów i kart flotowych.
Chcieliśmy, żeby system był szybki, bezpieczny i nie sprawiał problemów wydajnościowych. Naszym priorytetem było też zaprojektowanie ekranów aplikacji tak, by były nie tylko nowoczesne, ale i intuicyjne. Aby w jak najdokładniejszy sposób odwzorować obsługę umów i przepływ informacji, nasz zespół przeprowadził analizę biznesową oraz systemową wszystkich procesów po stronie klienta.
Proces współpracy
Projekt został zrealizowany w 15 miesięcy. Było to możliwe dzięki doświadczeniu i znajomości branży naszego zespołu, wypracowanym przez lata standardom pracy nad dużymi projektami oraz bardzo dobrej współpracy z zespołem Klienta.
Efekty realizacji
Dzięki wdrożonemu systemowi Klient:
- szybciej i sprawniej ewidencjonuje i rozlicza umowy;
- poprawił bezpieczeństwo wykonywanych transakcji, dzięki automatycznej kontroli limitów kart, umów i rabatów;
- przyspieszył proces rozliczenia transakcji – teraz to system automatycznie kompletuje dane do fakturowania i wystawia faktury;
- usprawnił proces fakturowania – podpisuje faktury podpisem elektronicznym i automatycznie je wysyła przez aplikację;
- przyspieszył komunikację pomiędzy pracownikami centrali a klientem końcowym, dzięki automatycznym powiadomieniom SMS i email;
- sprawniej weryfikuje m.in. marże na transakcjach czy ilość sprzedanych produktów, dzięki modułowi raportującemu CIA;
- ma pełną wiedzę o historii każdej umowy z klientem końcowym, dzięki czemu może podejmować lepsze decyzje biznesowe (m.in. o dodatkowych rabatach);
- sprawniej obsługuje klienta końcowego na stacji, dzięki wyeliminowaniu błędów związanych z długim czytaniem kart flotowych czy źle zakodowanymi w profilu karty dostępnymi produktami.
Beneficjenci wdrożenia:
Odbiorcy usług Klienta
Dzięki systemowi PetroBiznes klienci końcowi (firmy i floty firmowe) zwiększają poziom kontroli nad transakcjami pracowników oraz wygodniej zarządzają umowami i rabatami (dzięki czemu mogą dynamicznie definiować swój własny portfel zakupów w ramach przyznanych limitów grupowych). Dzięki łatwej integracji z dowolnymi systemami finansowo-księgowymi w firmie znacznie przyspieszają też proces rozliczenia transakcji i fakturowania.
Działy sprzedaży Klienta
Dzięki wygodnej w użyciu karcie flotowej, która staje się też kartą płatniczą, klienci chętniej dokonują zakupów usług i produktów dostępnych na stacjach paliw. Rozbudowany system analityczny pozwala natomiast na zbieranie i analizę danych dotyczących zachowań klientów stacji, które pomagają podejmować lepsze decyzje biznesowe. Ponadto, dzięki powiadomieniom SMS lub email, Klient może na bieżąco informować o promocjach.
Działy księgowe
System PetroBiznes znacząco usprawnia proces fakturowania i przekazywania faktur do klientów oraz ogranicza ryzyka błędów, dzięki pełnej automatyzacji procesu.