Sygnity

Rozwiązania IT

W pełni elektroniczna wymiana dokumentów z Klientami i Kontrahentami

Współpraca instytucji finansowych z klientami to proces wymagający wymiany wielu dokumentów i,  mimo postępującej cyfryzacji, nadal wiele z nich jest w formie papierowej. Dodatkowo, muszą być one podpisane w sposób niepodważalnie wskazujący osoby upoważnione do reprezentowania stron. I, o ile do tej pory proces ten nie był szczególnie trudny do przeprowadzenia, to w sytuacji pandemii staje się on często niemożliwy. Firmy elektronicznie uzgadniają z klientami treść umówi i dokumentów, ale samo złożenie podpisów przez strony często nadmiernie komplikuje i wydłuża ten proces, ponieważ nie zawsze podpisujący mogą być fizycznie obecni w jednym miejscu. Wymiana podpisanych dokumentów pochłania czas i generuje koszty.

Dziś dysponujemy narzędziami, które umożliwiają elektronizację procesu zawierania umów na odległość i gwarantują niepodważalność złożonych podpisów. Jest to możliwe dzięki, m.in. szyfrowanym i bezpiecznym kanałom elektronicznym oraz stosowaniu podpisów elektronicznych posiadających niezbędne certyfikaty.

EDPS – System elektronicznego przetwarzania dokumentów

Zapewnia on bezpieczną i w pełni elektroniczną wymianę dokumentów z Klientami i Kontrahentami (zarówno krajowymi jak i zagranicznymi).

Dokumenty posiadające już wymagane podpisy będą „opakowane” w kopertę XML, a następnie przekazanie zwrotnie do nadawcy dokumentu. Informacje adresowe zawarte w kopercie dokumentu, pozwalają nie tylko na weryfikację podpisów, ale też na weryfikację formalnej poprawności dokumentu, co chroni przed zmianą treści już podpisanego dokumentu. Dzięki wewnętrznym systemom wymiany dokumentów możliwe jest natychmiastowe ich przekazanie do właściwego działu firmy.

Podobne rozwiązanie, umożliwiające pełną obsługę elektroniczną dokumentów i formularzy, zostało wdrożone u jednego z naszych klientów i od wielu już lat ułatwia milionom Polaków coroczne rozliczanie podatków.

Szybkie uzgadnianie oraz podpisywanie umów (i innych dokumentów) nie tylko zapewni wygodną współpracę z już istniejącymi, lecz także – ze względu na wygodę współpracy – ułatwi pozyskiwanie nowych. 

EDPS  może wesprzeć funkcjonujące systemy zarządzania przepływem dokumentów w zakresie przekazywania dokumentów do wszystkich klientów. Klient po zapoznaniu się z dokumentami i ich podpisaniu odsyła dokumenty na bramkę EDPS. Bramka realizuje procesy weryfikacji poprawności podpisu, poprawności dokumentu, zgodności z przesłanym oryginałem, generuje potwierdzenie przyjęcia lub odrzucenia dokumentu.

Korzyści biznesowe:

  • Wygodne składanie dokumentów drogą elektroniczną w sposób gwarantujący ich niezaprzeczalność,
  • Bezpieczny i szybki proces wymiany dokumentów w dowolnym czasie i miejscu,
  • Gwarancja ważności umów i oświadczeń, dzięki zastosowaniu i bieżącej weryfikacji certyfikatów podpisów elektronicznych współpracujących stron (zarówno w przypadku, gdy potencjalny klient nie posiada możliwości autoryzacji w systemie danego przedsiębiorstwa jak i osób trzecich, nieposiadających relacji z przedsiębiorstwem)
  • Uwierzytelnienie dokumentów za pomocą podpisów certyfikowanych, wygenerowanych zarówno na platformach krajowych jak i Unii Europejskiej,
  • Możliwość składania wielu podpisów pod jednym dokumentem (niezależnie od ich charakteru, np. podpisy kwalifikowane, podpisy oparte o profil zaufany czy też e-dowód osobisty),
  • Szybka weryfikacja zarówno podpisów (w tym wielopodpisu), jak i ważności certyfikatów (zarówno krajowych, jak i europejskich), związanych z podpisem – (dokumenty z nieważnym certyfikatem nie zostaną wysłane),
  • Gwarancja niezaprzeczalności treści dokumentu, jego struktury i danych, zgodnie ze zdefiniowanym schematem lub (w przypadku dokumentów przesłanych klientowi do podpisu) weryfikację jego zgodności z oryginałem,
  • Wygodne i szybkie udostępnianie klientowi (zarówno indywidualnemu jak i firmowemu) dowolnej liczby dokumentów do wypełnienia lub pobrania w dowolnym czasie i miejscu.
 

Wygodny proces współpracy i szybkie wdrożenie

Zainteresowanych możliwością skorzystania z naszego rozwiązania zapraszamy do współpracy. Pomożemy w zaprojektowaniu procesu wymiany dokumentów, wdrożymy rozwiązanie i przeszkolimy z jego stosowania.